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南昌大学共青学院关于加强公文管理提高公文质量的若干规定

 根据《江西省人民政府关于发布〈江西省国家行政机关公文处理办法〉的通知》(赣府发[2000]42号)精神,结合我院实际,特制定本规定。

一、加强管理,规范文件运转程序。学院各类行政公文,统一由党政办公室管理,院领导本人不直接管理。各部门草拟的文稿,必须由单位负责人审核签字后,报党政办公室审核、修改、编号、登记,经办公室主任复核后,由党政办公室呈送主管院长签发。凡领导批示要求办理的公文,承办部门最迟应在3日内提出办理意见;有时间要求的应按领导批示意见办理。若按时间要求办理确有困难的应向批示的领导和党政办公室说明情况。

二、严格实行先审后签制度。学院各部门草拟的行政文稿一律送党政办公室核稿、编号。各教学单位行文应根据不同内容分别归口。属学院全局性、指令性的行政文稿,由党政办核稿、经办公室主任复核后,送院长签发,党政办公室负责核对、分发。属专业性、指导性行政文稿,由院政办办公室核稿后,送主管领导签发,由主办单位负责核对、分发。

三、正确使用公文种类。机关公文要按国务院规定的13个文种,即命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要行文。对常用的“意见”、“汇报”、“总结”、“工作安排”、“工作计划”等一律统一到规定的文种上来。“意见”和“通知”如要向上级汇报情况用“总结报告”,下发用“通知”(总结全文作附件);“汇报”用报告。院内几个常用文种的使用规范如下:

(一)决定,适用于重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)通知,适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

(三)通报,适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(四)报告,适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。“报告”不得夹带请示事项。

(五)请示,适用于向上级机关请示、批准。“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人。

(六)批复,适用于答复下级机关的请示事项。

(七)函,适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(八)会议纪要,适用于记载、传达会议情况和议定事项。

四、稿纸、书写。正文应用带有“南昌大学共青学院”字样的16开横行稿纸;文稿要清楚、整洁、字体要端正。书写、修改必须用钢笔从左至右逐行横写,正文中不要空行。左侧不要超过横行印刷线,以便于装订存档,右侧应空留稿纸的1/5,以便于修改。

五、标题和正文。除法规、规章名称必要时加书引号外,其他标题一般不用标点符号,文字力求简短扼要,准确概括公文主要内容。行文必须目的明确,中心突出,观点鲜明,层次清楚,语言简练,字体规范,在内容上应避免同学校或上级机关现行的文件不一致或矛盾的地方(对学校现行文件有关规定进行修改者除外)。人名、地名、单位名称,要书写全称或规范性简称。公文中数字,除必须使用汉字外,一般使用阿拉伯数码。百分数用“ ××%”表示,结构层次序号按“一、(一)1.(1)”顺序书写。计量单位必须使用国家法定计量单位。数字、计量单位的使用在一个文件中要保持统一。 引用文件,先写文件标题;后写发文字号,引用文件标题使用简称时,一般应先用全称。文件结束时,若有空白页,应写上“此页无正文”字样。

六、发文日期。除会议决议以通过的日期为准外,一般应以领导签发的日期为准。

七、政策性文件,主办处室应将文稿主件提前送院长办公室,由办公室报院长办公会议研究决定。

八、凡公文内容涉及几个处室,主办处室应先与有关处室协商、会签。上报的公文,如有关方面意见不一致,应当如实反映。

九、领导签发后的文件,不得再做改动,若确需改动的须经原签发领导同意;如领导已签批否定意见,经办人员不得换转呈其他领导,如确需转呈的应原文呈送并说明情况。对擅自改动领导签发过的文件的直接责任者,要按有关规定给予纪律处分。

十、答复各单位查询文件时,对正在运转中的文件,特别是意见不一致的文件,不得告知确切运转情况;对已办完的文件,只作原则答复,不得泄露领导的具体批示内容。

十一、公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷。为规范公文管理,文件印出盖章时由党政办公室统一安排,并把文件底稿和盖过章的文件一式三份留存。

十二、要大力精减文件、改进文风,可发可不发的文件坚决不发。严格实行公文分层把关责任制。各处室负责人应对拟发公文严格把关,对公文的内容、种类、格式等认真审核,并签署姓名、承担责任。凡无处室负责人签署姓名的文稿,校办予以退回。

十三、对文稿表达不准确、错别字(包括不规范的简化字)、文种选择不当、公文格式不规范或公文组成部分漏项及各处室文件出现校对有误等问题,由院办登记后定期通报。


统计工作程序

一、报送统计报表的工作包括:接受统计任务,上报统计数字和提供统计分析结果等。

1、接受统计任务的工作。参加上级主管部门召开的统计工作年会,积极接受上级主管部门布置的统计任务,认真听取主管部门统计人员对各种表格的填报说明及相关统计指标体系解释。

2、参加培训与咨询。随着计算机技术的普及和报表要求的提高,办公室统计人员除掌握统计知识和理论外,还必须相当熟练地掌握计算机操作。
3、上报统计结果。此项工作是统计工作的最后一部分,也是一个重要环节。统计人员需将整理清楚的统计数据,根据主管部门的要求和制度填报表格和输入计算机软盘。最后,将统计报表经主管校领导审核、签字后同软盘一并报送发表部门。

二、院内统计资料搜集、整理工作。在接受上级主管部门部署的统计任务后,要协调处理好本部门与各基层单位及职能部门的关系。为使数据收集及时、准确,并使工作简化,须做好以下几方面的工作。

1、对主管部门部署的统计工作任务,要认真研究,详细分析,充分理解、明确所要进行的统计工作的任务及方式、方法,以免在工作中出现错误。

2、根据报表的内容和要求,把统计任务布置到相应部门。

3、收集、整理各部门交来的统计数据,对交来的数据进行检验核对,以防止出现虚报、伪造等现象。

三、撰写统计分析报告。根据统计分析报告的内容、类型,进行数据统计分析,撰写统计分析报告,为学院领导决策提供一定的资料和依据。

1、选择统计分析题目。要优选统计分析报告题目。针对性地选题是写好统计分析报告的第一步。

2、拟定统计分析报告提纲。要有主题思想、论点、论据。

3、撰写统计分析报告。根据统计分析报告的内容、类型,统计分析报告的结构一般由以下几部分组成:

(1)基本情况;

(2)取得的成绩;

(3)存在的问题;

(4)对问题产生原因的剖析;

(5)针对问题提出建议。


党政办公室工作人员保密守则

一、不该说的机密,绝对不说;

二、不该问的机密,绝对不问;

三、不该看的机密,绝对不看;

四、不该记录的机密,绝对不记录;

五、不在非保密本上记录机密;

六、不在私人通信中涉及机密;

七、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密;

八、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料;

九、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项;

十、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。


南昌大学共青学院文印室管理规定

一、文印室是各类文件打字、印刷、装订及复印的工作重地。为了加强保密工作,非本部门工作人员不得入内(院领导、校对文件者除外)。

二、院行政文件必须严格按发文流程交由打字员打印,文件应按公文管理规定的格式、纸张打印。

三、文件打印、校对完毕应由主管党政办公室主任审核后,再行印刷、装订、盖章、分发(包括办公系统网上发送)。打字员应保留原稿及三份打印稿存档。

四、打字员必须坚守岗位,热情服务,保守秘密,按时完成任务。

五、打字员负责文印室机器设备的安全、保养,出现问题及时报修,确保机器正常运转,及时补充消耗品。

六、打字员实行工作登记制度,记录工作量。外单位人员打印、复印材料需经党政办公室主任批准并进行登记、签名。

七、文印室的设备购置、机器维修,由打字员提出,报办公室主任,由主任同意。消耗品(如纸张、油墨等)由打字员报请主任同意后联系购买。
 

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